物件の管理業を効率的に行なう方法

小規模不動産管理会社(社員10名以下)の会社の社員研修の依頼を受け、
研修を実施してきました。

私は今までに延べ11社(個人事業主含む)程、社員研修のお仕事を依頼され、
有難い事に、11社すべて業務改善・収益に繋がっていると報告を受けています。

その中で、今回は社員研修にも実際につかっている管理業の業務改善について記事にさせて頂きます。

不動産管理業について ~業務改善編~

不動産管理業においては、
①入居者の家賃回収業務・家賃滞納者への催告
②建物の安全確認・清掃状況の管理
③大家さんへの入退去に伴う雑務の報告と提案
④入居中の入居者対応(クレームや要望の応対)

この4項目について、いかに正確にもれなく行えているかという点と、
責任者や経営者が確認しやすい状況かが重要です。

不動産管理業を怠けると、必ずクレームや信頼の損失、事業の衰退を招きます。

さくさくと、業務改善案を公開致します。
まず、大手不動産管理会社となると、上記4項目については責任者を含む社員が閲覧できるようにソフトを利用し、
保存している場合が多いですが、小規模事業者にとっては、なるべくお金をかけないで運営したいのが本音です。

そして、それはパソコンとLINEを活用すればとても簡単に出来ます。

不動産管理業について ~業務改善編~

①入居者の家賃回収業務・家賃滞納者への催告
(改善案)
 ●入居契約する前に、入居者のLINEやパソコンアドレスを必ず取得する事。
 ※既に入居中の入居者へは理由を説明し、取得する事。
 ●LINE/パソコンがないという入居者へは連帯保証人の物を取得しておく事。

②建物の安全確認・清掃状況の管理
(改善案)
 ●管理している建物ごとのフォルダを作成し、毎月一定項目の事項を写真付きで保存する事。
 ※フォルダは、責任者・経営者・管理業に携わる必要な人間全てと共有のフォルダにする事。
 ※重要案件はパスワードを設定し、共有保存すれば尚いいですよ。

③大家さんへの入退去に伴う雑務の報告と提案
(改善案)
 ●各大家さんと、『◎◎物件』という感じで大家さん、管理に携わる社員さん、責任者でLINEグループを   物件ごとにそれぞれ作成し、共有すればOKです。
 ●極力、大家さんのパソコンアドレスも取得しましょう!(提案を送付するにはパソコンも最適です)
 ●たとえ、大家さんがLINEもパソコンもなくても次世代(子供)も混ぜ込んで取得しましょう!
 ※ゆくゆくは次世代が相続する可能性も高い為、高齢者大家さんの場合は特に早めに次世代と共有しておくのがベストです。

④入居中の入居者対応(クレームや要望の応対)
 ●LINEやパソコンでのやり取りであれば入居者も業者もお互いに記録を残せます。社員、責任者と共有したツールにすれば、だれか一人に責任を押し付ける事もなくなります。

けっこう簡単そうに見えると思います。

実際には、行動に移せばあとはソース(LINE/パソコン等)が出来上がればとても業務改善に繋がり、
社員間の言った言わない、大家さんと言った言わない、入居者と言った言わないという無駄な言い合いを省けます。

また、電話だと相手が出るかどうか分かりませんが、この方法は相手に記録として残した状態で伝える事が出来、
入居者や大家さん(時には修理業者や清掃業者等の管理に携わる業者さん)も自分の都合で内容を確認出来、また内容を見直すことができて、とても相手思いの業務形態です。

大切なことは、社員間でいつでも確認し合える仕組みです。

と、ここで大まかな記事はおりますが、なぜこの項目を公表したとしても私に依頼が来ると思いますか?

それは二つの理由があります!

1,実際にどのように形を作ればいいのか実施を手伝って欲しいというニーズ
2,実際に社員に説明することと、行動に移す価値を伝える事に責任者がやり方が分からないというニーズ

こんな感じです!( ´∀` )

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